Stok yang menumpuk adalah masalah diam-diam di banyak toko kecil. Barang yang terlalu lama disimpan berarti modal yang tertahan, dan untuk produk makanan atau barang yang memiliki masa kedaluwarsa, stok lama bisa berakhir menjadi kerugian. Sebaliknya, stok yang terlalu sedikit membuat pembeli kecewa karena barang yang dicari sering kosong. Kuncinya adalah pengelolaan stok yang teratur.
Catat Semua Barang Masuk dan Keluar
Pengelolaan stok selalu dimulai dari pencatatan. Setiap barang yang datang dari pemasok dan setiap barang yang terjual perlu dicatat, sekecil apa pun toko Anda. Pencatatan bisa dimulai dengan buku tulis khusus atau spreadsheet sederhana, dan bila transaksi sudah ramai, aplikasi kasir dengan fitur stok akan sangat membantu.
Yang penting bukan alatnya, melainkan kedisiplinannya. Catatan yang diperbarui setiap hari jauh lebih berguna daripada aplikasi mahal yang jarang diisi.
Kelompokkan Barang Berdasarkan Kecepatan Laku
Tidak semua barang bergerak dengan kecepatan yang sama. Ada barang yang laku setiap hari, ada yang hanya terjual seminggu sekali. Kelompokkan barang Anda menjadi tiga: laris, sedang, dan lambat. Barang laris perlu stok lebih banyak dan dipantau lebih sering. Barang lambat cukup disimpan sedikit, atau bahkan dipertimbangkan untuk dihentikan penjualannya agar modal bisa diputar ke barang yang lebih produktif.
Tentukan Stok Minimum untuk Barang Laris
Untuk barang yang laris, tentukan jumlah stok minimum, yaitu batas terendah sebelum Anda harus memesan ulang. Patokannya bisa dari rata-rata penjualan. Misalnya sebuah barang terjual sekitar 10 buah per hari dan pemasok butuh dua hari untuk mengirim, maka stok minimum yang aman umumnya berada di kisaran 30 sampai 40 buah, agar toko tidak kehabisan selama menunggu kiriman berikutnya.
Dengan patokan seperti ini, pemesanan ulang tidak lagi berdasarkan perasaan, melainkan berdasarkan angka.
Catat angka stok minimum ini di dekat daftar barang atau di aplikasi yang Anda gunakan, sehingga siapa pun yang menjaga toko bisa ikut memantau. Stok minimum yang diketahui bersama membuat pemesanan ulang tidak bergantung pada satu orang dan mengurangi risiko barang kosong saat pemilik toko sedang tidak berada di tempat.
Terapkan Prinsip FIFO: yang Datang Duluan, Keluar Duluan
FIFO adalah singkatan dari first in, first out. Artinya, barang yang lebih dulu datang harus dijual lebih dulu. Saat menata rak atau gudang, letakkan stok baru di bagian belakang dan stok lama di bagian depan. Prinsip sederhana ini sangat penting untuk produk makanan, minuman, kosmetik, dan barang lain yang memiliki tanggal kedaluwarsa, karena mencegah barang lama tersembunyi sampai akhirnya tidak bisa dijual.
Lakukan Pengecekan Fisik Secara Berkala
Catatan yang rapi pun bisa meleset karena barang rusak, hilang, atau salah catat. Karena itu, lakukan pengecekan fisik dengan menghitung langsung barang di rak dan gudang secara berkala, misalnya seminggu sekali untuk barang laris dan sebulan sekali untuk keseluruhan stok. Selisih antara catatan dan jumlah fisik adalah bahan evaluasi: apakah ada kesalahan pencatatan, kerusakan, atau kehilangan yang perlu diperbaiki penyebabnya.
Jangan Tergiur Diskon Pemasok Bila Stok Masih Banyak
Pemasok sering menawarkan harga khusus untuk pembelian dalam jumlah besar. Tawaran ini menggiurkan, tetapi membeli banyak barang yang perputarannya lambat hanya akan memindahkan uang Anda menjadi tumpukan barang. Ambil diskon besar hanya untuk barang yang terbukti laris dan perputarannya cepat. Untuk barang lain, pembelian secukupnya yang rutin jauh lebih sehat bagi arus kas toko.
Kesimpulan
Mengelola stok toko kecil sebenarnya tidak rumit: catat barang masuk dan keluar, kelompokkan berdasarkan kecepatan laku, tentukan stok minimum, terapkan FIFO, dan cek fisik secara berkala. Dengan cara ini, modal tidak tertahan pada barang yang menumpuk, rak selalu terisi barang yang dicari pembeli, dan risiko kerugian karena barang kedaluwarsa bisa ditekan seminimal mungkin.
